01
Documents envoyés par e-mail
Les pièces circulent dans les boîtes de réception, sans classement ni traçabilité.
Portail documentaire fiduciaire
Le portail documentaire sécurisé de votre fiduciaire
Simplifiez les échanges de documents avec vos clients grâce à un portail sécurisé, personnalisé à votre cabinet et intégré à Microsoft 365.
- Documents stockés dans votre Microsoft 365
- Portail aux couleurs de votre cabinet
- Gestion sécurisée des accès
- Application mobile disponible
Microsoft 365 · hébergement en Suisse · Cas d'utilisation
Exemple : portail Alpina Fiduciaire
Les défis quotidiens
Chaque jour, vos collaborateurs consacrent du temps à des tâches qui pourraient être automatisées.
02
Plusieurs versions d'un même fichier
Bilan_v2_final_corrigé.pdf. Personne ne sait laquelle fait foi.
03
Recherche des derniers documents
Retrouver la dernière pièce d'un client prend plus de temps que de la traiter.
04
Relances des clients
Les mêmes justificatifs sont réclamés trois fois avant la clôture.
05
Pièces jointes volumineuses
Les scans dépassent la limite de la messagerie et repartent par des liens improvisés.
06
Dépôts de documents peu sécurisés
WeTransfer, clés USB, liens publics : aucun contrôle sur qui accède à quoi.
Vos collaborateurs devraient consacrer leur temps à conseiller leurs clients, pas à rechercher des documents.
Le changement
D'un flux d'e-mails éparpillés
à un espace unique
Aujourd'hui, par e-mail
RE: RE: pièces manquantesboîte mail
Bilan_v2_final_corrigé.pdfversion ?
« Renvoyez-moi la TVA ? »à relancer
lien WeTransfer expirénon sécurisé
Les pièces se dispersent, les versions se multiplient, il faut relancer.
Avec PortalOne
AFAlpina Fiduciaire — Exercice 2025
Comptes annuels
Déclarations TVA
Bilan_2025.pdf
Chaque pièce déposée dans le bon dossier, une seule version, un seul endroit.
Marque blanche
Un seul portail. Autant d'identités que de cabinets.
Vos clients voient votre cabinet. Ils ne voient jamais le nom du fournisseur logiciel.
Votre logo
Votre domaine
Vos couleurs
Mise en service personnalisée
Votre métier
Pourquoi les fiduciaires choisissent PortalOne
Clôture annuelle
Les clients déposent leurs pièces au même endroit, dans le dossier de l'exercice en cours.
TVA
Les justificatifs restent accessibles toute l'année, trimestre après trimestre.
Collaboration
Chaque collaborateur retrouve immédiatement les documents, là où il travaille déjà.
Confidentialité
Chaque client ne voit que ses propres documents. Jamais ceux d'un autre.
Côté client · côté cabinet
Vos clients transmettent autrement. Votre cabinet ne change rien.
Ce qui change
Votre client
- Dépose ses documents dans son espace sécurisé.
- Ajoute une facture depuis son téléphone.
- Retrouve toujours ses documents au même endroit.
- N'envoie plus de pièces jointes par e-mail.
Ce qui ne change pas
Votre cabinet
- Continue à travailler dans son environnement habituel.
- Retrouve les nouveaux documents dans son organisation existante.
- Classe les documents selon ses propres méthodes.
- Passe moins de temps à chercher, plus de temps à conseiller.
Vos clients changent leur façon de transmettre leurs documents. Votre cabinet continue à travailler comme il en a l'habitude.
Côté client
Une expérience plus simple pour vos clients
- Le client reçoit une invitation. Un lien, une connexion, rien à installer.
- Il retrouve ses documents et dépose les nouveaux. Classés par exercice et par type.
- Il ne cherche plus dans ses anciens e-mails. Ordinateur, tablette ou smartphone : tout est au même endroit.
Les documents que vous échangez déjà
Bilans
Comptes annuels
Déclarations fiscales
Déclarations TVA
Pièces comptables
Certificats de salaire
Contrats
Extraits bancaires
Justificatifs
Documents administratifs
Fonctionnement
Quatre étapes, et vos documents arrivent au bon endroit
01
Invitation du client
Le cabinet envoie un accès au portail.
02
Le client retrouve ses documents
Il consulte et dépose depuis le web ou le mobile.
03
Documents au bon endroit
Chaque pièce arrive dans le bon dossier.
04
Le cabinet garde les accès
Ajout, ajustement ou retrait à tout moment.
Fonctionnalités
Ce que le portail offre à votre cabinet
Accès dossier par dossier
Lecture ou dépôt, dossier par dossier. Retrait immédiat.
Application mobile
Dépôt depuis le téléphone, directement dans le bon dossier.
Portail à vos couleurs
Logo, couleurs et nom de domaine du cabinet. Vos clients ne voient que vous.
Environnement Microsoft 365
Connexion avec vos comptes existants, stockage dans votre propre environnement.
Versions et corbeille
Un document remplacé ou supprimé reste récupérable dans votre environnement.
Modules optionnels
Suivi client et notifications de dépôt — alertes e-mail et centre de notifications, activables sur devis.
Vos données
Vos documents restent chez vous
- Les documents restent stockés dans votre environnement Microsoft 365.
- PortalOne ne conserve aucune copie permanente de vos documents.
- Vous gardez la maîtrise de vos données, de vos accès et de vos sauvegardes, dans le cadre du droit suisse
Client
Navigateur · application mobile
PortalOne
Transit uniquement · aucune copie
Votre tenant
Microsoft 365
Entra ID · vos comptes
SharePoint Online
Stockage · versions · corbeille
Comparatif
Pourquoi choisir PortalOne ?
| Lien de partage | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Pièces jointes volumineuses | ✘ | ✔ | ✔ |
| Version unique et à jour | ✘ | ~ | ✔ |
| Documents centralisés | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portail aux couleurs du cabinet | ✘ | ✘ | ✔ |
| Accès sécurisés et révocables | ✘ | ~ | ✔ |
| Intégration à votre environnement | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notifications de dépôt (module optionnel) | ✘ | ✘ | ✔ |
Questions fréquentes
Ce que les fiduciaires nous demandent
Mes collaborateurs gardent-ils leurs habitudes ?
Oui. Ils continuent de travailler dans leur environnement Microsoft 365 habituel. Le portail est la porte d'entrée des clients, pas un nouvel outil interne à apprendre.
Les documents quittent-ils Microsoft 365 ?
Non. Les documents sont stockés dans la bibliothèque SharePoint Online de votre tenant. PortalOne lit et écrit dans votre environnement, mais n'en conserve aucune copie permanente.
Mes clients doivent-ils disposer d'un compte Microsoft ?
Non. Vos clients sont invités comme utilisateurs externes et se connectent avec leur adresse e-mail habituelle, sans licence Microsoft à acheter.
Puis-je personnaliser le portail ?
Oui : logo, couleurs, nom du portail, textes d'accueil et nom de domaine. Vos clients ne voient que votre cabinet.
Existe-t-il une application mobile ?
Oui, sur iOS et Android, avec scanner intégré pour transformer un document papier en PDF déposé directement dans le bon dossier.
Puis-je retirer immédiatement un accès ?
Oui. Le retrait est immédiat depuis l'interface d'administration : l'utilisateur perd l'accès au portail et aux dossiers concernés.
Comment sont gérés les droits ?
Par groupes, dossier par dossier : lecture seule, dépôt, ou les deux. Les droits s'appuient sur Entra ID et les autorisations SharePoint de votre tenant.
Proposez-vous des notifications de dépôt ?
Oui, via le module optionnel Notifications (qui nécessite le module Suivi client) : alertes e-mail et centre de notifications dans le portail. Ces modules sont payants et activables par client — voir le calculateur sur la page d'accueil.
Démonstration
Découvrez PortalOne avec votre propre environnement.
Nous réalisons une démonstration adaptée à votre cabinet et à votre manière de travailler.