01
Documents reçus par e-mail
Devis, contrats, commandes, factures et documents administratifs circulent dans les boîtes de réception sans classement uniforme.
Portail documentaire pour PME
Le portail documentaire sécurisé de votre entreprise
Simplifiez les échanges de documents avec vos clients, fournisseurs, partenaires et intervenants externes grâce à un portail sécurisé, personnalisé à votre entreprise et intégré à Microsoft 365.
- Documents stockés dans votre Microsoft 365
- Portail aux couleurs de votre entreprise
- Gestion sécurisée des accès
- Application mobile disponible
Microsoft 365 · hébergement en Suisse · Cas d'utilisation
Exemple : portail documentaire d'une PME
Les défis quotidiens
Chaque jour, vos collaborateurs consacrent du temps à rechercher, transmettre et reclasser des documents.
02
Documents dispersés
Les documents d'un même client, fournisseur ou projet se retrouvent dans plusieurs dossiers, boîtes mail ou espaces partagés.
03
Recherche des dernières versions
Retrouver la bonne version d'un contrat, d'un devis ou d'un document de travail prend parfois plus de temps que son traitement.
04
Demandes répétées
Les clients et partenaires demandent régulièrement des documents déjà transmis.
05
Documents volumineux
Plans, photographies, catalogues, rapports et autres pièces volumineuses sont difficiles à transmettre et à organiser.
06
Accès difficiles à maîtriser
Chaque client, fournisseur ou partenaire doit uniquement accéder aux documents qui le concernent.
Vos collaborateurs devraient consacrer leur temps à leur activité, pas à rechercher des documents.
Le changement
D'échanges documentaires dispersés
à un espace unique par client, fournisseur ou projet
Aujourd'hui, par e-mail
RE: Devis_final_v5.pdfversion ?
« Pouvez-vous me renvoyer le contrat signé ? »à renvoyer
Commande — dernière version ?dispersé
Lien de partage expiréindisponible
Les documents se dispersent, les versions se multiplient et les demandes se répètent.
Avec PortalOne
PMPME — Client Martin
Devis et contrats
Commandes
Factures
Documents administratifs
Chaque document est déposé dans le bon dossier, pour le bon interlocuteur et les utilisateurs autorisés.
Marque blanche
Un seul portail. Autant d'identités que d'entreprises.
Vos clients et partenaires accèdent à un portail personnalisé aux couleurs de votre entreprise. Logo, nom de domaine, identité visuelle et interface reflètent votre image, tout en s'appuyant sur PortalOne.
Votre logo
Votre domaine
Vos couleurs
Mise en service personnalisée
Votre métier
Pourquoi les PME choisissent PortalOne
Organisation par client, fournisseur ou projet
Les documents sont organisés selon la structure et les besoins de votre entreprise.
Relations avec les clients
Chaque client retrouve les documents qui le concernent sans solliciter constamment vos collaborateurs.
Collaboration avec les partenaires
Fournisseurs, prestataires et intervenants externes déposent directement leurs documents dans l'espace concerné.
Confidentialité
Chaque utilisateur voit uniquement les dossiers et documents auxquels il est autorisé.
Côté utilisateur · côté entreprise
Vos clients et partenaires transmettent autrement. Votre entreprise ne change rien.
Ce qui change
Votre client ou partenaire
- Dépose ses documents dans son espace sécurisé.
- Ajoute des documents depuis son téléphone.
- Retrouve les documents mis à sa disposition au même endroit.
- N'envoie plus de pièces jointes par e-mail.
Ce qui ne change pas
Votre entreprise
- Continue à travailler dans son environnement habituel.
- Retrouve les nouveaux documents dans son organisation existante.
- Classe les documents selon ses propres méthodes.
- Consacre moins de temps à la recherche et davantage à son activité.
Vos clients et partenaires changent leur façon de transmettre leurs documents. Votre entreprise continue à travailler comme elle en a l'habitude.
Côté utilisateur
Une expérience plus simple pour vos clients et partenaires
- L'utilisateur reçoit une invitation. Un lien, une connexion, rien à installer.
- Il retrouve ses documents et dépose les nouveaux. Classés par client, fournisseur, projet, catégorie ou type de document.
- Il ne cherche plus dans ses anciens e-mails. Ordinateur, tablette ou smartphone : tout est accessible au même endroit.
Types de documents
Devis
Contrats
Commandes
Factures
Documents administratifs
Rapports
Plans
Photographies
Pièces justificatives
Documents confidentiels
Fonctionnement
Quatre étapes, et vos documents arrivent au bon endroit
01
Invitation de l'utilisateur
L'entreprise envoie un accès au portail.
02
L'utilisateur retrouve son espace
Il consulte et dépose ses documents depuis le web ou le mobile.
03
Documents au bon endroit
Chaque document arrive dans le dossier concerné.
04
L'entreprise garde le contrôle des accès
Ajout, ajustement ou retrait à tout moment.
Fonctionnalités
Ce que le portail offre à votre entreprise
Accès dossier par dossier
Lecture ou dépôt selon le dossier, le type de document et le rôle de chaque utilisateur.
Application mobile
Dépôt de documents depuis le téléphone, avec scanner intégré, directement dans le bon dossier.
Portail à vos couleurs
Logo, couleurs et nom de domaine de votre entreprise, intégrés dans une interface personnalisée.
Environnement Microsoft 365
Les documents restent stockés dans votre environnement Microsoft 365 et continuent de bénéficier de vos règles de sécurité, de vos sauvegardes et de votre gouvernance.
Versions et corbeille
Les versions et la corbeille Microsoft 365 restent disponibles dans votre environnement.
Modules optionnels
Suivi client et notifications de dépôt — alertes e-mail et centre de notifications, activables sur devis.
Vos données
Vos documents restent chez vous
- Les documents restent stockés dans votre environnement Microsoft 365.
- PortalOne ne conserve aucune copie permanente de vos documents.
- Vous gardez la maîtrise de vos données, de vos droits d'accès et de vos sauvegardes.
Utilisateur
Navigateur · application mobile
PortalOne
Transit uniquement · aucune copie
Votre tenant
Microsoft 365
Vos comptes et vos accès
SharePoint Online
Stockage · versions · corbeille
Comparatif
Pourquoi choisir PortalOne?
| Partage de fichiers | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Documents volumineux | ✘ | ✔ | ✔ |
| Version unique et à jour | ✘ | ~ | ✔ |
| Documents centralisés par dossier | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portail aux couleurs de l'entreprise | ✘ | ✘ | ✔ |
| Accès sécurisés et révocables | ✘ | ~ | ✔ |
| Intégration à votre environnement | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notifications de dépôt (module optionnel) | ✘ | ✘ | ✔ |
Questions fréquentes
Ce que les PME nous demandent
Mes collaborateurs gardent-ils leurs habitudes?
Oui. Ils continuent de travailler dans leur environnement Microsoft 365 habituel. Le portail est la porte d'entrée des clients et partenaires externes, pas un nouvel outil interne à apprendre.
Les documents quittent-ils Microsoft 365?
Non. Les documents sont stockés dans votre environnement Microsoft 365. PortalOne les transmet et les affiche, mais n'en conserve aucune copie permanente.
Les clients doivent-ils disposer d'un compte Microsoft?
Non. Ils se connectent avec leur adresse e-mail habituelle, sans licence Microsoft à acheter.
Puis-je personnaliser le portail?
Oui : logo, couleurs, nom du portail, textes d'accueil et nom de domaine. Vos clients ne voient que votre entreprise.
Existe-t-il une application mobile?
Oui, sur iOS et Android, avec scanner intégré pour déposer un document directement dans le bon dossier.
Puis-je retirer immédiatement un accès?
Oui. Le retrait est immédiat depuis l'interface d'administration.
Comment sont gérés les droits?
Par groupes et dossier par dossier : lecture seule, dépôt, ou les deux. Chaque utilisateur accède uniquement aux dossiers et documents qui le concernent.
Un client peut-il voir les documents d'un autre client?
Non. Les accès sont cloisonnés dossier par dossier : chaque utilisateur n'accède qu'aux documents auxquels vous l'avez explicitement autorisé. Personne ne voit les dossiers des autres.
Qui a accès à nos documents côté PortalOne?
Les documents restent stockés dans votre environnement Microsoft 365. PortalOne les transmet et les affiche selon les accès que vous définissez, mais n'en conserve aucune copie permanente. Vous gardez la maîtrise des droits d'accès à tout moment.
Proposez-vous des notifications de dépôt ?
Oui, via le module optionnel Notifications (qui nécessite le module Suivi client) : alertes e-mail et centre de notifications dans le portail. Ces modules sont payants et activables par client — voir le calculateur sur la page d'accueil.
Démonstration
Découvrez PortalOne avec votre propre environnement.
Nous réalisons une démonstration adaptée à votre entreprise, à votre organisation et à votre manière de travailler.