01
Documentos recebidos por e-mail
Contratos, procurações, peças processuais e correspondência circulam nas caixas de entrada sem uma organização uniforme.
Portal documental para escritórios de advogados
O portal documental seguro do seu escritório de advogados
Simplifique a troca de documentos com clientes, outros advogados, peritos e parceiros através de um portal seguro, personalizado para o seu escritório e integrado no Microsoft 365.
- Documentos armazenados no seu Microsoft 365
- Portal com a identidade do seu escritório
- Gestão segura de acessos
- Aplicação móvel disponível
Microsoft 365 · alojamento na Europa · Casos de utilização
Exemplo: portal Oliveira & Associados
Os desafios do dia a dia
Todos os dias, os seus colaboradores dedicam tempo a procurar, transmitir e reclassificar documentos.
02
Documentos dispersos por processo
Os documentos do mesmo processo acabam em várias pastas, caixas de entrada ou espaços partilhados.
03
Procura das versões mais recentes
Encontrar a versão correta de um contrato, acordo ou peça processual demora, por vezes, mais tempo do que o seu tratamento.
04
Pedidos repetidos
Os clientes solicitam regularmente documentos que já lhes foram enviados.
05
Documentos volumosos
Relatórios periciais, plantas, fotografias e anexos são difíceis de transmitir e organizar corretamente.
06
Acessos difíceis de controlar
Cada cliente ou interveniente deve aceder apenas aos processos e documentos que lhe dizem respeito.
Os seus colaboradores deveriam dedicar o seu tempo ao acompanhamento dos processos, não à procura de documentos.
A mudança
De trocas documentais dispersas
a um espaço único por processo
Hoje, por e-mail
RE: RE: Contrato_final_v5.pdfversão?
« Pode reenviar-me o contrato assinado? »a reenviar
Peça processual – última versão?disperso
Ligação de partilha expiradaindisponível
Os documentos dispersam-se, as versões multiplicam-se e os pedidos repetem-se.
Com PortalOne
ESEscritório de advogados — Processo Silva
Contratos e acordos
Correspondência
Peças processuais
Cada documento é depositado na pasta certa, para o processo certo e os utilizadores autorizados.
Marca branca
Um só portal. Tantas identidades quantos escritórios.
Os seus clientes acedem a um portal personalizado com a identidade do seu escritório. Logótipo, domínio, identidade visual e interface refletem a sua imagem, beneficiando da potência do PortalOne.
O seu logótipo
O seu domínio
As suas cores
Implementação personalizada
A sua atividade
Porque os escritórios de advogados escolhem o PortalOne
Organização por processo
Os documentos são organizados de acordo com a estrutura dos seus processos.
Relação com os clientes
Cada cliente encontra os documentos relacionados com o seu processo sem solicitar constantemente a sua equipa.
Colaboração com outros intervenientes
Outros advogados, peritos e parceiros depositam diretamente os seus documentos na pasta do processo em causa.
Confidencialidade
Cada utilizador vê apenas os processos e documentos a que está autorizado.
Lado utilizador · lado escritório
Os seus clientes transmitem de outra forma. O seu escritório não muda nada.
O que muda
O seu cliente
- Deposita os documentos no seu espaço seguro.
- Adiciona documentos a partir do telemóvel.
- Encontra os documentos disponibilizados no mesmo local.
- Deixa de enviar anexos por e-mail.
O que não muda
O seu escritório
- Continua a trabalhar no ambiente habitual.
- Encontra os novos documentos na organização existente.
- Classifica os documentos segundo os seus próprios métodos.
- Dedica menos tempo à procura e mais tempo ao acompanhamento dos processos.
Os seus clientes mudam a forma de transmitir os documentos. O seu escritório continua a trabalhar como está habituado.
Lado utilizador
Uma experiência mais simples para os seus clientes
- O cliente recebe um convite. Uma ligação, uma autenticação, nada a instalar.
- Encontra os seus documentos e deposita os novos. Organizados por processo, pasta e tipo de documento.
- Deixa de procurar nos e-mails antigos. Computador, tablet ou smartphone: tudo fica acessível no mesmo local.
Tipos de documentos
Contratos
Acordos
Procurações
Peças processuais
Correspondência
Relatórios periciais
Faturas
Documentos comprovativos
Documentos confidenciais
Documentos administrativos
Funcionamento
Quatro passos, e os documentos chegam ao sítio certo
01
Convite ao cliente
O escritório envia um acesso ao portal.
02
O cliente encontra o seu espaço
Consulta e deposita documentos através da web ou da aplicação móvel.
03
Documentos no sítio certo
Cada documento chega à pasta do processo em causa.
04
O escritório mantém o controlo dos acessos
Adição, ajuste ou revogação a qualquer momento.
Funcionalidades
O que o portal oferece ao seu escritório
Acesso pasta a pasta
Leitura ou depósito consoante o processo, a pasta e o perfil de cada utilizador.
Aplicação móvel
Depósito de documentos a partir do telemóvel, com scanner integrado, diretamente na pasta certa.
Portal com a sua identidade
Logótipo, cores e domínio do seu escritório, integrados numa interface personalizada.
Ambiente Microsoft 365
Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365 e continuam a beneficiar das suas regras de segurança, cópias de segurança e governação.
Versões e reciclagem
As versões e a reciclagem do Microsoft 365 permanecem disponíveis no seu ambiente.
Módulos opcionais
Acompanhamento de clientes e notificações de depósito — alertas por e-mail e centro de notificações, ativáveis sob orçamento.
Os seus dados
Os seus documentos ficam consigo
- Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365.
- O PortalOne não conserva nenhuma cópia permanente dos seus documentos.
- Mantém o controlo dos seus dados, dos seus direitos de acesso e das suas cópias de segurança, no âmbito do RGPD.
Utilizador
Navegador · aplicação móvel
PortalOne
Trânsito apenas · nenhuma cópia
O seu tenant
Microsoft 365
As suas contas e acessos
SharePoint Online
Armazenamento · versões · reciclagem
Comparativo
Porque escolher o PortalOne?
| Partilha de ficheiros | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Documentos volumosos | ✘ | ✔ | ✔ |
| Versão única e atualizada | ✘ | ~ | ✔ |
| Documentos centralizados por processo | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portal com a identidade do escritório | ✘ | ✘ | ✔ |
| Acessos seguros e revogáveis | ✘ | ~ | ✔ |
| Integração com o seu ambiente | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notificações de depósito (módulo opcional) | ✘ | ✘ | ✔ |
Perguntas frequentes
O que os escritórios de advogados nos perguntam
Os meus colaboradores mantêm os seus hábitos?
Sim. Continuam a trabalhar no seu ambiente Microsoft 365 habitual. O portal é a porta de entrada dos clientes e intervenientes externos, não uma nova ferramenta interna a aprender.
Os documentos saem do Microsoft 365?
Não. Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365. O PortalOne transmite-os e apresenta-os, mas não conserva nenhuma cópia permanente.
Os clientes precisam de uma conta Microsoft?
Não. Autenticam-se com o seu endereço de e-mail habitual, sem necessidade de adquirir uma licença Microsoft.
Posso personalizar o portal?
Sim: logótipo, cores, nome do portal, textos de boas-vindas e domínio. Os seus clientes veem apenas o seu escritório.
Existe uma aplicação móvel?
Sim, para iOS e Android, com scanner integrado para depositar um documento diretamente na pasta certa.
Posso retirar um acesso de imediato?
Sim. A revogação é imediata a partir da interface de administração.
Como são geridos os direitos?
Por grupos e pasta a pasta: apenas leitura, depósito, ou ambos. Cada utilizador acede apenas aos processos e documentos que lhe dizem respeito.
Um cliente pode ver os processos de outro cliente?
Não. Os acessos são compartimentados pasta a pasta: cada utilizador acede apenas aos documentos que autorizou. Ninguém vê os processos dos outros.
Quem tem acesso aos nossos documentos do lado do PortalOne?
Os documentos permanecem no seu ambiente Microsoft 365. O PortalOne transmite-os e apresenta-os de acordo com os acessos que definir, mas não conserva nenhuma cópia permanente. Mantém o controlo dos direitos de acesso a qualquer momento.
Propõem notificações de depósito ?
Sim, através do módulo opcional Notificações (que requer o módulo Acompanhamento de clientes): alertas por e-mail e centro de notificações no portal. Estes módulos são pagos e ativáveis por cliente — consulte o calculador na página inicial.
Demonstração
Descubra o PortalOne com o seu próprio ambiente.
Realizamos uma demonstração adaptada ao seu escritório, à organização dos seus processos e à sua forma de trabalhar.