01
Documentos enviados por e-mail
Os documentos circulam nas caixas de entrada, sem organização nem rastreabilidade.
Portal documental para contabilistas
O portal documental seguro para contabilistas
Simplifique a troca de documentos com os seus clientes através de um portal seguro, personalizado para o seu escritório e integrado no Microsoft 365.
- Documentos armazenados no seu Microsoft 365
- Portal com a identidade do seu escritório
- Gestão segura de acessos
- Aplicação móvel disponível
Microsoft 365 · alojamento na Europa · RGPD · Casos de utilização
Exemplo: portal Alpina Fiduciaire
Os desafios do dia a dia
Todos os dias, os seus colaboradores dedicam tempo a tarefas que poderiam ser automatizadas.
02
Várias versões do mesmo ficheiro
Bilan_v2_final_corrigé.pdf. Ninguém sabe qual é a versão válida.
03
Procura dos documentos mais recentes
Encontrar o último documento de um cliente demora mais tempo do que tratá-lo.
04
Relembrar os clientes
Os mesmos comprovativos são pedidos três vezes antes do encerramento.
05
Anexos volumosos
Os scans excedem o limite da mensagem e voltam a circular por links improvisados.
06
Depósitos de documentos pouco seguros
WeTransfer, pen drives, links públicos: nenhum controlo sobre quem acede a quê.
Os seus colaboradores deveriam dedicar o tempo a aconselhar os clientes, não a procurar documentos.
A mudança
De um fluxo de e-mails dispersos
a um espaço único
Hoje, por e-mail
RE: RE: documentos em faltacaixa de correio
Bilan_v2_final_corrigé.pdfversão?
« Reenvie-me o IVA? »a relembrar
link WeTransfer expiradoinseguro
Os documentos dispersam-se, as versões multiplicam-se, é preciso relembrar.
Com PortalOne
AFAlpina Fiduciaire — Exercício 2025
Contas anuais
Declarações de IVA
Bilan_2025.pdf
Cada documento depositado na pasta certa, uma só versão, um só local.
Marca branca
Um só portal. Tantas identidades quantos escritórios.
Os seus clientes veem o seu escritório. Nunca veem o nome do fornecedor de software.
O seu logótipo
O seu domínio
As suas cores
Implementação personalizada
A sua atividade
Porque os contabilistas escolhem o PortalOne
Encerramento anual
Os clientes depositam os documentos no mesmo local, na pasta do exercício em curso.
IVA
Os comprovativos permanecem acessíveis todo o ano, trimestre após trimestre.
Colaboração
Cada colaborador encontra de imediato os documentos, onde já trabalha habitualmente.
Confidencialidade
Cada cliente vê apenas os seus próprios documentos. Nunca os de outro.
Lado cliente · lado escritório
Os seus clientes transmitem de outra forma. O seu escritório não muda nada.
O que muda
O seu cliente
- Deposita os documentos no seu espaço seguro.
- Adiciona uma fatura a partir do telemóvel.
- Encontra sempre os documentos no mesmo local.
- Deixa de enviar anexos por e-mail.
O que não muda
O seu escritório
- Continua a trabalhar no ambiente habitual.
- Encontra os novos documentos na organização existente.
- Classifica os documentos segundo os seus próprios métodos.
- Dedica menos tempo a procurar, mais tempo a aconselhar.
Os seus clientes mudam a forma de transmitir os documentos. O seu escritório continua a trabalhar como está habituado.
Lado cliente
Uma experiência mais simples para os seus clientes
- O cliente recebe um convite. Um link, uma ligação, nada a instalar.
- Encontra os documentos e deposita os novos. Organizados por exercício e por tipo.
- Deixa de procurar nos e-mails antigos. Computador, tablet ou smartphone: tudo no mesmo local.
Os documentos que já troca
Balanços
Contas anuais
Declarações fiscais
Declarações de IVA
Documentos contabilísticos
Certificados de salário
Contratos
Extratos bancários
Comprovativos
Documentos administrativos
Funcionamento
Quatro passos, e os documentos chegam ao sítio certo
01
Convite ao cliente
O escritório envia um acesso ao portal.
02
O cliente encontra os documentos
Consulta e deposita a partir da web ou do telemóvel.
03
Documentos no sítio certo
Cada documento chega à pasta correta.
04
O escritório gere os acessos
Adição, ajuste ou revogação a qualquer momento.
Funcionalidades
O que o portal oferece ao seu escritório
Acesso pasta a pasta
Leitura ou depósito, pasta a pasta. Revogação imediata.
Aplicação móvel
Depósito a partir do telemóvel, diretamente na pasta certa.
Portal com a sua identidade
Logótipo, cores e domínio do escritório. Os clientes veem apenas o seu escritório.
Ambiente Microsoft 365
Ligação com as contas existentes, armazenamento no seu próprio ambiente.
Versões e reciclagem
Um documento substituído ou eliminado permanece recuperável no seu ambiente.
Módulos opcionais
Acompanhamento de clientes e notificações de depósito — alertas por e-mail e centro de notificações, ativáveis sob orçamento.
Os seus dados
Os seus documentos ficam consigo
- Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365.
- O PortalOne não conserva nenhuma cópia permanente dos seus documentos.
- Mantém o controlo dos seus dados, acessos e cópias de segurança, no âmbito do RGPD
Cliente
Navegador · aplicação móvel
PortalOne
Trânsito apenas · nenhuma cópia
O seu tenant
Microsoft 365
Entra ID · as suas contas
SharePoint Online
Armazenamento · versões · reciclagem
Comparativo
Porquê escolher o PortalOne ?
| Link de partilha | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Anexos volumosos | ✘ | ✔ | ✔ |
| Versão única e atualizada | ✘ | ~ | ✔ |
| Documentos centralizados | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portal com a identidade do escritório | ✘ | ✘ | ✔ |
| Acessos seguros e revogáveis | ✘ | ~ | ✔ |
| Integração com o seu ambiente | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notificações de depósito (módulo opcional) | ✘ | ✘ | ✔ |
Perguntas frequentes
O que os contabilistas nos perguntam
Os meus colaboradores mantêm os seus hábitos ?
Sim. Continuam a trabalhar no seu ambiente Microsoft 365 habitual. O portal é a porta de entrada dos clientes, não uma nova ferramenta interna a aprender.
Os documentos saem do Microsoft 365 ?
Não. Os documentos ficam armazenados na biblioteca SharePoint Online do seu tenant. O PortalOne lê e escreve no seu ambiente, mas não conserva nenhuma cópia permanente.
Os meus clientes precisam de uma conta Microsoft ?
Não. Os seus clientes são convidados como utilizadores externos e iniciam sessão com o endereço de e-mail habitual, sem licença Microsoft a adquirir.
Posso personalizar o portal ?
Sim: logótipo, cores, nome do portal, textos de boas-vindas e domínio. Os seus clientes veem apenas o seu escritório.
Existe uma aplicação móvel ?
Sim, em iOS e Android, com scanner integrado para transformar um documento em papel num PDF depositado diretamente na pasta certa.
Posso retirar um acesso de imediato ?
Sim. A revogação é imediata a partir da interface de administração: o utilizador perde o acesso ao portal e às pastas em causa.
Como são geridos os direitos ?
Por grupos, pasta a pasta: só leitura, depósito, ou ambos. Os direitos assentam no Entra ID e nas permissões SharePoint do seu tenant.
Propõem notificações de depósito ?
Sim, através do módulo opcional Notificações (que requer o módulo Acompanhamento de clientes): alertas por e-mail e centro de notificações no portal. Estes módulos são pagos e ativáveis por cliente — consulte o calculador na página inicial.
Demonstração
Descubra o PortalOne com o seu próprio ambiente.
Realizamos uma demonstração adaptada ao seu escritório e à sua forma de trabalhar.