01
Documentos recebidos por e-mail
Faturas, orçamentos, autos de vistoria e relatórios de intervenção circulam nas caixas de entrada sem organização uniforme.
Portal documental para gestão imobiliária
O portal documental seguro da sua empresa de gestão imobiliária
Simplifique as trocas de documentos com proprietários, condóminos, inquilinos e prestadores através de um portal seguro, personalizado para a sua empresa e integrado no Microsoft 365.
- Documentos armazenados no seu Microsoft 365
- Portal com a identidade da sua empresa
- Gestão segura de acessos
- Aplicação móvel disponível
Microsoft 365 · alojamento na Europa · RGPD · Casos de utilização
Exemplo: portal de gestão imobiliária
Os desafios do dia a dia
Todos os dias, os seus colaboradores dedicam tempo a procurar, transmitir e reclassificar documentos.
02
Documentos dispersos por edifício
Os documentos de um mesmo edifício acabam em várias pastas, caixas de entrada ou espaços partilhados.
03
Procura das versões mais recentes
Encontrar o último orçamento, a ata certa ou a fatura validada demora por vezes mais tempo do que o seu tratamento.
04
Pedidos repetidos
Proprietários, condóminos e prestadores pedem regularmente documentos já enviados.
05
Fotos e relatórios volumosos
As fotos de danos, de obras e de intervenções são difíceis de transmitir e de classificar corretamente.
06
Acessos difíceis de controlar
Cada proprietário, inquilino ou prestador deve aceder apenas aos documentos que lhe dizem respeito.
Os seus colaboradores deveriam dedicar o tempo a gerir os edifícios, não a procurar documentos.
A mudança
De trocas documentais dispersas
a um espaço único por edifício
Hoje, por e-mail
RE: RE: fatura aquecimentocaixa de correio
Relatorio_intervencao_final_v3.pdfversão?
« Pode reenviar-me a ata? »a reenviar
Ligação de partilha expiradaindisponível
Os documentos dispersam-se, as versões multiplicam-se e os pedidos repetem-se.
Com PortalOne
GIGestão imobiliária — Edifício Rua do Parc 12
Contratos e arrendamentos
Faturas e orçamentos
Relatorio_intervencao.pdf
Cada documento é depositado na pasta certa, para o edifício certo e os utilizadores autorizados.
Marca branca
Um só portal. Tantas identidades quantas empresas de gestão imobiliária.
Os seus utilizadores acedem a um portal personalizado com a identidade da sua empresa. Logótipo, domínio, identidade visual e interface refletem a sua imagem, beneficiando da potência do PortalOne.
O seu logótipo
O seu domínio
As suas cores
Implementação personalizada
A sua atividade
Porque as empresas de gestão imobiliária escolhem o PortalOne
Gestão por edifício
Os documentos são organizados de acordo com a estrutura do seu portefólio imobiliário.
Relações com os proprietários
Cada proprietário encontra os documentos dos seus edifícios ou frações, sem solicitar constantemente a sua equipa.
Colaboração com os prestadores
As empresas depositam orçamentos, faturas, fotos e relatórios diretamente na pasta em causa.
Confidencialidade
Cada utilizador vê apenas os edifícios e documentos a que está autorizado.
Lado utilizador · lado gestão
Os seus utilizadores transmitem de outra forma. A sua gestão não muda nada.
O que muda
O seu utilizador
- Deposita os documentos no seu espaço seguro.
- Adiciona fotos ou um relatório a partir do telemóvel.
- Encontra os documentos disponibilizados no mesmo local.
- Deixa de enviar anexos por e-mail.
O que não muda
A sua empresa de gestão imobiliária
- Continua a trabalhar no ambiente habitual.
- Encontra os novos documentos na organização existente.
- Classifica os documentos segundo os seus próprios métodos.
- Dedica menos tempo a procurar e mais tempo a gerir os edifícios.
Os seus utilizadores mudam a forma de transmitir os documentos. A sua gestão continua a trabalhar como está habituada.
Lado utilizador
Uma experiência mais simples para proprietários, inquilinos e prestadores
- O utilizador recebe um convite. Um link, uma ligação, nada a instalar.
- Encontra os documentos e deposita os novos. Organizados por edifício, pasta e tipo de documento.
- Deixa de procurar nos e-mails antigos. Computador, tablet ou smartphone: tudo no mesmo local.
Tipos de documentos
Arrendamentos
Autos de vistoria
Atas
Contas de encargos
Faturas
Orçamentos
Relatórios de intervenção
Fotos de danos
Contratos de manutenção
Documentos administrativos
Funcionamento
Quatro passos, e os documentos chegam ao sítio certo
01
Convite ao utilizador
A gestão imobiliária envia um acesso ao portal.
02
O utilizador encontra o seu espaço
Consulta e deposita a partir da web ou do telemóvel.
03
Documentos no sítio certo
Cada documento chega à pasta do edifício em causa.
04
A gestão mantém os acessos
Adição, ajuste ou revogação a qualquer momento.
Funcionalidades
O que o portal oferece à sua empresa de gestão imobiliária
Acesso pasta a pasta
Leitura ou depósito consoante o edifício, a pasta e o perfil de cada utilizador.
Aplicação móvel
Depósito de fotos e documentos a partir do telemóvel, com scanner integrado, diretamente na pasta certa.
Portal com a sua identidade
Logótipo, cores e domínio da sua empresa. Os seus utilizadores veem apenas a sua marca.
Ambiente Microsoft 365
Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365 e continuam a beneficiar das suas regras de segurança, cópias de segurança e governação.
Versões e reciclagem
As versões e a reciclagem do Microsoft 365 permanecem disponíveis no seu ambiente.
Módulos opcionais
Acompanhamento de clientes e notificações de depósito — alertas por e-mail e centro de notificações, ativáveis sob orçamento.
Os seus dados
Os seus documentos ficam consigo
- Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365.
- O PortalOne não conserva nenhuma cópia permanente dos seus documentos.
- Mantém o controlo dos seus dados, dos seus direitos de acesso e das suas cópias de segurança, no âmbito do RGPD
Utilizador
Navegador · aplicação móvel
PortalOne
Trânsito apenas · nenhuma cópia
O seu tenant
Microsoft 365
As suas contas e acessos
SharePoint Online
Armazenamento · versões · reciclagem
Comparativo
Porquê escolher o PortalOne ?
| Partilha de ficheiros | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Documentos volumosos | ✘ | ✔ | ✔ |
| Versão única e atualizada | ✘ | ~ | ✔ |
| Documentos centralizados por edifício | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portal com a identidade da gestão imobiliária | ✘ | ✘ | ✔ |
| Acessos seguros e revogáveis | ✘ | ~ | ✔ |
| Integração com o seu ambiente | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notificações de depósito (módulo opcional) | ✘ | ✘ | ✔ |
Perguntas frequentes
O que as empresas de gestão imobiliária nos perguntam
Os meus colaboradores mantêm os seus hábitos ?
Sim. Continuam a trabalhar no seu ambiente Microsoft 365 habitual. O portal é a porta de entrada dos utilizadores externos, não uma nova ferramenta interna a aprender.
Os documentos saem do Microsoft 365 ?
Não. Os documentos ficam armazenados no seu ambiente Microsoft 365. O PortalOne transmite e apresenta os documentos, mas não conserva nenhuma cópia permanente.
Os proprietários, inquilinos e prestadores precisam de uma conta Microsoft ?
Não. Iniciam sessão com o endereço de e-mail habitual, sem licença Microsoft a adquirir.
Posso personalizar o portal ?
Sim: logótipo, cores, nome do portal, textos de boas-vindas e domínio. Os seus utilizadores veem apenas a sua empresa de gestão imobiliária.
Existe uma aplicação móvel ?
Sim, em iOS e Android, com scanner integrado para depositar um documento ou fotografias diretamente na pasta certa.
Posso retirar um acesso de imediato ?
Sim. A revogação é imediata a partir da interface de administração.
Como são geridos os direitos ?
Por grupos, pasta a pasta: só leitura, depósito, ou ambos. Cada utilizador acede apenas aos edifícios e documentos que lhe dizem respeito.
Propõem notificações de depósito ?
Sim, através do módulo opcional Notificações (que requer o módulo Acompanhamento de clientes): alertas por e-mail e centro de notificações no portal. Estes módulos são pagos e ativáveis por cliente — consulte o calculador na página inicial.
Demonstração
Descubra o PortalOne com o seu próprio ambiente.
Realizamos uma demonstração adaptada à sua empresa de gestão imobiliária, ao seu portefólio e à sua forma de trabalhar.