01
Documentos recebidos por e-mail
Orçamentos, contratos, encomendas, faturas e documentos administrativos circulam nas caixas de entrada sem uma organização uniforme.
Portal documental para PME
O portal documental seguro da sua empresa
Simplifique a troca de documentos com clientes, fornecedores, parceiros e prestadores externos através de um portal seguro, personalizado para a sua empresa e integrado no Microsoft 365.
- Documentos armazenados no seu Microsoft 365
- Portal com a identidade da sua empresa
- Gestão segura de acessos
- Aplicação móvel disponível
Microsoft 365 · alojamento na Europa · Casos de utilização
Exemplo: portal A sua empresa
Os desafios do dia a dia
Todos os dias, os seus colaboradores dedicam tempo a procurar, transmitir e reclassificar documentos.
02
Documentos dispersos
Os documentos do mesmo cliente, fornecedor ou projeto acabam em várias pastas, caixas de entrada ou espaços partilhados.
03
Procura das versões mais recentes
Encontrar a versão correta de um contrato, orçamento ou documento de trabalho demora, por vezes, mais tempo do que o seu tratamento.
04
Pedidos repetidos
Os clientes e parceiros solicitam regularmente documentos que já lhes foram enviados.
05
Documentos volumosos
Plantas, fotografias, catálogos, relatórios e outras peças volumosas são difíceis de transmitir e organizar.
06
Acessos difíceis de controlar
Cada cliente, fornecedor ou parceiro deve aceder apenas aos documentos que lhe dizem respeito.
Os seus colaboradores deveriam dedicar o seu tempo à sua atividade, não à procura de documentos.
A mudança
De trocas documentais dispersas
a um espaço único por cliente, fornecedor ou projeto
Hoje, por e-mail
RE: Orçamento_final_v5.pdfversão?
« Pode reenviar-me o contrato assinado? »a reenviar
Encomenda — última versão?disperso
Ligação de partilha expiradaindisponível
Os documentos dispersam-se, as versões multiplicam-se e os pedidos repetem-se.
Com PortalOne
PMPME — Cliente Silva
Orçamentos e contratos
Encomendas
Faturas
Documentos administrativos
Cada documento é depositado na pasta certa, para o interlocutor certo e os utilizadores autorizados.
Marca branca
Um só portal. Tantas identidades quantas empresas.
Os seus clientes e parceiros acedem a um portal personalizado com a identidade da sua empresa. Logótipo, domínio, identidade visual e interface refletem a sua imagem, beneficiando da potência do PortalOne.
O seu logótipo
O seu domínio
As suas cores
Implementação personalizada
A sua atividade
Porque as PME escolhem o PortalOne
Organização por cliente, fornecedor ou projeto
Os documentos são organizados de acordo com a estrutura e as necessidades da sua empresa.
Relação com os clientes
Cada cliente encontra os documentos que lhe dizem respeito sem solicitar constantemente a sua equipa.
Colaboração com parceiros
Fornecedores, prestadores e intervenientes externos depositam diretamente os seus documentos no espaço em causa.
Confidencialidade
Cada utilizador vê apenas as pastas e documentos a que está autorizado.
Lado utilizador · lado empresa
Os seus clientes e parceiros transmitem de outra forma. A sua empresa não muda nada.
O que muda
O seu cliente ou parceiro
- Deposita os documentos no seu espaço seguro.
- Adiciona documentos a partir do telemóvel.
- Encontra os documentos disponibilizados no mesmo local.
- Deixa de enviar anexos por e-mail.
O que não muda
A sua empresa
- Continua a trabalhar no ambiente habitual.
- Encontra os novos documentos na organização existente.
- Classifica os documentos segundo os seus próprios métodos.
- Dedica menos tempo à procura e mais tempo à sua atividade.
Os seus clientes e parceiros mudam a forma de transmitir os documentos. A sua empresa continua a trabalhar como está habituada.
Lado utilizador
Uma experiência mais simples para os seus clientes e parceiros
- O utilizador recebe um convite. Uma ligação, uma autenticação, nada a instalar.
- Encontra os seus documentos e deposita os novos. Organizados por cliente, fornecedor, projeto, categoria ou tipo de documento.
- Deixa de procurar nos e-mails antigos. Computador, tablet ou smartphone: tudo fica acessível no mesmo local.
Tipos de documentos
Orçamentos
Contratos
Encomendas
Faturas
Documentos administrativos
Relatórios
Plantas
Fotografias
Documentos comprovativos
Documentos confidenciais
Funcionamento
Quatro passos, e os documentos chegam ao sítio certo
01
Convite ao utilizador
A empresa envia um acesso ao portal.
02
O utilizador encontra o seu espaço
Consulta e deposita documentos através da web ou da aplicação móvel.
03
Documentos no sítio certo
Cada documento chega à pasta em causa.
04
A empresa mantém o controlo dos acessos
Adição, ajuste ou revogação a qualquer momento.
Funcionalidades
O que o portal oferece à sua empresa
Acesso pasta a pasta
Leitura ou depósito consoante a pasta, o tipo de documento e o perfil de cada utilizador.
Aplicação móvel
Depósito de documentos a partir do telemóvel, com scanner integrado, diretamente na pasta certa.
Portal com a sua identidade
Logótipo, cores e domínio da sua empresa, integrados numa interface personalizada.
Ambiente Microsoft 365
Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365 e continuam a beneficiar das suas regras de segurança, cópias de segurança e governação.
Versões e reciclagem
As versões e a reciclagem do Microsoft 365 permanecem disponíveis no seu ambiente.
Módulos opcionais
Acompanhamento de clientes e notificações de depósito — alertas por e-mail e centro de notificações, ativáveis sob orçamento.
Os seus dados
Os seus documentos ficam consigo
- Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365.
- O PortalOne não conserva nenhuma cópia permanente dos seus documentos.
- Mantém o controlo dos seus dados, dos seus direitos de acesso e das suas cópias de segurança, no âmbito do RGPD.
Utilizador
Navegador · aplicação móvel
PortalOne
Trânsito apenas · nenhuma cópia
O seu tenant
Microsoft 365
As suas contas e acessos
SharePoint Online
Armazenamento · versões · reciclagem
Comparativo
Porque escolher o PortalOne?
| Partilha de ficheiros | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Documentos volumosos | ✘ | ✔ | ✔ |
| Versão única e atualizada | ✘ | ~ | ✔ |
| Documentos centralizados por pasta | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portal com a identidade da empresa | ✘ | ✘ | ✔ |
| Acessos seguros e revogáveis | ✘ | ~ | ✔ |
| Integração com o seu ambiente | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notificações de depósito (módulo opcional) | ✘ | ✘ | ✔ |
Perguntas frequentes
O que as PME nos perguntam
Os meus colaboradores mantêm os seus hábitos?
Sim. Continuam a trabalhar no seu ambiente Microsoft 365 habitual. O portal é a porta de entrada dos clientes e parceiros externos, não uma nova ferramenta interna a aprender.
Os documentos saem do Microsoft 365?
Não. Os documentos permanecem armazenados no seu ambiente Microsoft 365. O PortalOne transmite-os e apresenta-os, mas não conserva nenhuma cópia permanente.
Os clientes precisam de uma conta Microsoft?
Não. Autenticam-se com o seu endereço de e-mail habitual, sem necessidade de adquirir uma licença Microsoft.
Posso personalizar o portal?
Sim: logótipo, cores, nome do portal, textos de boas-vindas e domínio. Os seus clientes veem apenas a sua empresa.
Existe uma aplicação móvel?
Sim, para iOS e Android, com scanner integrado para depositar um documento diretamente na pasta certa.
Posso retirar um acesso de imediato?
Sim. A revogação é imediata a partir da interface de administração.
Como são geridos os direitos?
Por grupos e pasta a pasta: apenas leitura, depósito, ou ambos. Cada utilizador acede apenas às pastas e documentos que lhe dizem respeito.
Um cliente pode ver os documentos de outro cliente?
Não. Os acessos são compartimentados pasta a pasta: cada utilizador acede apenas aos documentos que autorizou. Ninguém vê as pastas dos outros.
Quem tem acesso aos nossos documentos do lado do PortalOne?
Os documentos permanecem no seu ambiente Microsoft 365. O PortalOne transmite-os e apresenta-os de acordo com os acessos que definir, mas não conserva nenhuma cópia permanente. Mantém o controlo dos direitos de acesso a qualquer momento.
Propõem notificações de depósito ?
Sim, através do módulo opcional Notificações (que requer o módulo Acompanhamento de clientes): alertas por e-mail e centro de notificações no portal. Estes módulos são pagos e ativáveis por cliente — consulte o calculador na página inicial.
Demonstração
Descubra o PortalOne com o seu próprio ambiente.
Realizamos uma demonstração adaptada à sua empresa, à sua organização e à sua forma de trabalhar.