01
Documents reçus par e-mail
Factures, devis, états des lieux et rapports d'intervention circulent dans les boîtes de réception sans classement uniforme.
Portail documentaire pour régies immobilières
Le portail documentaire sécurisé de votre régie immobilière
Simplifiez les échanges de documents avec les propriétaires, copropriétaires, locataires et prestataires grâce à un portail sécurisé, personnalisé à votre régie et intégré à Microsoft 365.
- Documents stockés dans votre Microsoft 365
- Portail aux couleurs de votre régie
- Gestion sécurisée des accès
- Application mobile disponible
Microsoft 365 · hébergement en Suisse · Cas d'utilisation
Exemple : portail Régie Lémanique
Les défis quotidiens
Chaque jour, vos collaborateurs consacrent du temps à rechercher, transmettre et reclasser des documents.
02
Documents dispersés par immeuble
Les pièces d'un même immeuble se retrouvent dans plusieurs dossiers, boîtes mail ou espaces partagés.
03
Recherche des dernières versions
Retrouver le dernier devis, le bon procès-verbal ou la facture validée prend parfois plus de temps que son traitement.
04
Demandes répétées
Propriétaires, copropriétaires et prestataires réclament régulièrement des documents déjà transmis.
05
Photos et rapports volumineux
Les photos de dégâts, de chantiers et d'interventions sont difficiles à transmettre et à classer correctement.
06
Accès difficiles à maîtriser
Chaque propriétaire, locataire ou prestataire doit accéder uniquement aux documents qui le concernent.
Vos collaborateurs devraient consacrer leur temps à gérer les immeubles, pas à rechercher des documents.
Le changement
D'échanges documentaires dispersés
à un espace unique par immeuble
Aujourd'hui, par e-mail
RE: RE: facture chauffageboîte mail
Rapport_intervention_final_v3.pdfversion ?
« Pouvez-vous me renvoyer le procès-verbal ? »à renvoyer
Lien de partage expiréindisponible
Les documents se dispersent, les versions se multiplient et les demandes se répètent.
Avec PortalOne
RIRégie immobilière — Immeuble Rue du Parc 12
Contrats et baux
Factures et devis
Rapport_intervention.pdf
Chaque document est déposé dans le bon dossier, pour le bon immeuble et les utilisateurs autorisés.
Marque blanche
Un seul portail. Autant d'identités que de régies.
Vos utilisateurs accèdent à un portail personnalisé aux couleurs de votre régie. Logo, nom de domaine, identité visuelle et interface reflètent votre image, tout en bénéficiant de la puissance de PortalOne.
Votre logo
Votre domaine
Vos couleurs
Mise en service personnalisée
Votre métier
Pourquoi les régies immobilières choisissent PortalOne
Gestion par immeuble
Les documents sont organisés selon la structure de votre portefeuille immobilier.
Relations avec les propriétaires
Chaque propriétaire retrouve les documents qui concernent ses immeubles ou ses lots, sans solliciter constamment votre équipe.
Collaboration avec les prestataires
Les entreprises déposent devis, factures, photos et rapports directement dans le dossier concerné.
Confidentialité
Chaque utilisateur voit uniquement les immeubles et documents auxquels il est autorisé.
Côté utilisateur · côté régie
Vos utilisateurs transmettent autrement. Votre régie ne change rien.
Ce qui change
Votre utilisateur
- Dépose ses documents dans son espace sécurisé.
- Ajoute des photos ou un rapport depuis son téléphone.
- Retrouve les documents mis à sa disposition au même endroit.
- N'envoie plus de pièces jointes par e-mail.
Ce qui ne change pas
Votre régie
- Continue à travailler dans son environnement habituel.
- Retrouve les nouveaux documents dans son organisation existante.
- Classe les documents selon ses propres méthodes.
- Passe moins de temps à chercher et davantage à gérer les immeubles.
Vos utilisateurs changent leur façon de transmettre leurs documents. Votre régie continue à travailler comme elle en a l'habitude.
Côté utilisateur
Une expérience plus simple pour vos propriétaires, locataires et prestataires
- L'utilisateur reçoit une invitation. Un lien, une connexion, rien à installer.
- Il retrouve ses documents et dépose les nouveaux. Classés par immeuble, dossier et type de document.
- Il ne cherche plus dans ses anciens e-mails. Ordinateur, tablette ou smartphone : tout est accessible au même endroit.
Types de documents
Baux
États des lieux
Procès-verbaux
Décomptes de charges
Factures
Devis
Rapports d'intervention
Photos de dégâts
Contrats d'entretien
Documents administratifs
Fonctionnement
Quatre étapes, et vos documents arrivent au bon endroit
01
Invitation de l'utilisateur
La régie envoie un accès au portail.
02
L'utilisateur retrouve son espace
Il consulte et dépose depuis le web ou le mobile.
03
Documents au bon endroit
Chaque document arrive dans le dossier de l'immeuble concerné.
04
La régie garde les accès
Ajout, ajustement ou retrait à tout moment.
Fonctionnalités
Ce que le portail offre à votre régie
Accès dossier par dossier
Lecture ou dépôt selon l'immeuble, le dossier et le rôle de chaque utilisateur.
Application mobile
Dépôt de photos et de documents depuis le téléphone, avec scanner intégré, directement dans le bon dossier.
Portail à vos couleurs
Logo, couleurs et nom de domaine de votre régie. Vos utilisateurs ne voient que vous.
Environnement Microsoft 365
Les documents restent stockés dans votre environnement Microsoft 365 et continuent de bénéficier de vos règles de sécurité, de vos sauvegardes et de votre gouvernance.
Versions et corbeille
Les versions et la corbeille Microsoft 365 restent disponibles dans votre environnement.
Modules optionnels
Suivi client et notifications de dépôt — alertes e-mail et centre de notifications, activables sur devis.
Vos données
Vos documents restent chez vous
- Les documents restent stockés dans votre environnement Microsoft 365.
- PortalOne ne conserve aucune copie permanente de vos documents.
- Vous gardez la maîtrise de vos données, de vos droits d'accès et de vos sauvegardes, dans le cadre du droit suisse
Utilisateur
Navigateur · application mobile
PortalOne
Transit uniquement · aucune copie
Votre tenant
Microsoft 365
Vos comptes et vos accès
SharePoint Online
Stockage · versions · corbeille
Comparatif
Pourquoi choisir PortalOne ?
| Partage de fichiers | PortalOne | ||
|---|---|---|---|
| Documents volumineux | ✘ | ✔ | ✔ |
| Version unique et à jour | ✘ | ~ | ✔ |
| Documents centralisés par immeuble | ✘ | ✘ | ✔ |
| Portail aux couleurs de la régie | ✘ | ✘ | ✔ |
| Accès sécurisés et révocables | ✘ | ~ | ✔ |
| Intégration à votre environnement | ✘ | ✘ | ✔ |
| Notifications de dépôt (module optionnel) | ✘ | ✘ | ✔ |
Questions fréquentes
Ce que les régies immobilières nous demandent
Mes collaborateurs gardent-ils leurs habitudes ?
Oui. Ils continuent de travailler dans leur environnement Microsoft 365 habituel. Le portail est la porte d'entrée des utilisateurs externes, pas un nouvel outil interne à apprendre.
Les documents quittent-ils Microsoft 365 ?
Non. Les documents sont stockés dans votre environnement Microsoft 365. PortalOne les transmet et les affiche, mais n'en conserve aucune copie permanente.
Les propriétaires, locataires et prestataires doivent-ils disposer d'un compte Microsoft ?
Non. Ils se connectent avec leur adresse e-mail habituelle, sans licence Microsoft à acheter.
Puis-je personnaliser le portail ?
Oui : logo, couleurs, nom du portail, textes d'accueil et nom de domaine. Vos utilisateurs ne voient que votre régie.
Existe-t-il une application mobile ?
Oui, sur iOS et Android, avec scanner intégré pour déposer un document ou des photos directement dans le bon dossier.
Puis-je retirer immédiatement un accès ?
Oui. Le retrait est immédiat depuis l'interface d'administration.
Comment sont gérés les droits ?
Par groupes et dossier par dossier : lecture seule, dépôt, ou les deux. Chaque utilisateur accède uniquement aux immeubles et documents qui le concernent.
Proposez-vous des notifications de dépôt ?
Oui, via le module optionnel Notifications (qui nécessite le module Suivi client) : alertes e-mail et centre de notifications dans le portail. Ces modules sont payants et activables par client — voir le calculateur sur la page d'accueil.
Démonstration
Découvrez PortalOne avec votre propre environnement.
Nous réalisons une démonstration adaptée à votre régie, à votre portefeuille immobilier et à votre manière de travailler.